LE NUOVE REGOLE SULLE SPESE DI TRASFERTA 

Con la presente desideriamo informarVi delle importanti novità introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 in materia di tracciabilità delle spese di trasferta, che avranno un impatto significativo sulla gestione amministrativa dei rimborsi spese dei Vostri dipendenti.

QUADRO NORMATIVO La Legge di Bilancio 2025 (art. 1, commi 81-83, L. 207/2024) ha introdotto l’obbligo di tracciabilità per le spese di trasferta e i relativi rimborsi analitici. Questa disposizione si applica sia alle imprese che ai lavoratori autonomi.

SPESE INTERESSATE DALL’OBBLIGO L’obbligo di tracciabilità si applica alle seguenti tipologie di spese:
• Prestazioni alberghiere (alloggio)
• Somministrazione di alimenti e bevande (vitto)
• Servizi di trasporto pubblico non di linea (taxi e NCC)

MODALITÀ DI PAGAMENTO CONSENTITE Per garantire la tracciabilità, i pagamenti dovranno essere effettuati esclusivamente mediante:
• Carte di credito
• Carte di debito (bancomat)
• Bonifici bancari
• Assegni
• Altre soluzioni di pagamento elettronico (app di pagamento)

CONSEGUENZE SUL TRATTAMENTO FISCALE E CONTRIBUTIVO La corretta tracciabilità dei pagamenti è condizione necessaria per:
• La deducibilità fiscale dei costi per l’azienda
• L’esenzione dalla tassazione e dall’imposizione contributiva per i rimborsi ai dipendenti

CASI ESCLUSI DALL’OBBLIGO Sulla base dell’interpretazione attuale della normativa, non richiedono tracciabilità:
• I rimborsi forfettari (nei limiti previsti dalla normativa vigente)
• Le spese accessorie (lavanderia, parcheggio) fino a €15,49 al giorno in Italia e €25,82 all’estero
• I biglietti di trasporto pubblico di linea (treno, aereo, autobus)
• I rimborsi chilometrici (in attesa di chiarimenti ufficiali)

MISURE OPERATIVE DA ADOTTARE
Per gestire efficacemente le nuove disposizioni, Vi suggeriamo di concentrarvi su tre aspetti fondamentali:
La formazione del personale è il primo passo: organizzate un momento informativo dove spiegare ai dipendenti le nuove regole per i pagamenti in trasferta. È essenziale che tutti comprendano quali spese devono essere pagate con strumenti tracciabili e come documentarle correttamente.
Sul fronte degli strumenti di pagamento, valutate se fornire carte aziendali ai dipendenti che viaggiano spesso. In alternativa, se optate per l’utilizzo delle carte personali, definite procedure chiare e tempistiche precise per i rimborsi.
Infine, predisponete un sistema semplice ma efficace per la raccolta della documentazione. Oltre alle normali ricevute di spesa, ora dovrete conservare anche la prova del pagamento tracciato (estratti conto, ricevute di pagamento elettronico). Un modulo standard per la presentazione delle spese può semplificare notevolmente questo processo.
Il nostro Studio è a disposizione per aiutarvi a implementare queste procedure nel modo più adatto alla vostra realtà aziendale.

PUNTI IN ATTESA DI CHIARIMENTO Segnaliamo che sono ancora in attesa di chiarimento ufficiale:
• L’applicabilità ai collaboratori e amministratori
• Il trattamento delle trasferte all’estero in Paesi con limitata diffusione dei pagamenti elettronici
• La gestione delle trasferte nel comune sede di lavoro.